Het overgaan naar nieuwe systemen kan voor veel organisaties een uitdaging zijn, vooral als er hiervoor een hoop data moet worden opgeschoond. Het vaste personeel heeft vaak al een vol takenpakket, waardoor zij geen tijd hebben voor zo'n opschoningsproject. Hoe zorg je er dan voor dat die administratieve opschoning soepel verloopt zonder dat je vaste team overbelast raakt? BumaStemra doet dat met de inzet van SUSA-studenten!
SUSA-studenten werken administratieve achterstanden weg bij BumaStemra
De uitdaging van BumaStemra
BumaStemra is een collectieve beheerorganisatie voor muziekauteursrecht en vertegenwoordigt componisten, tekstschrijvers en muziekuitgevers. Om de overstap naar een nieuw systeem mogelijk te maken, moest het bedrijf eerst zorgen dat alle bestaande date op orde was. Dit opschoningsproject omvatte het opvragen en verwerken van BSN, BTW en KvK gegevens, het aanmaken van licentieregels en het documenteren van wijzigingen. Aangezien het reguliere personeel al druk was met haar eigen taken, was er behoefte aan extra capaciteit om deze administratieve taken op te pakken. Via interne verwijzingen kwam BumaStemra uiteindelijk bij SUSA terecht.
SUSA’s oplossing
Bij SUSA weten we dat studenten meer kunnen dan alleen werken in het klantcontact. Middels job carving hebben we dan ook gekeken welke specifieke administratieve taken losgekoppeld konden worden van het takenpakket van reguliere medewerkers. Zo konden studenten op projectbasis worden ingezet om het opschoningsproject te ondersteunen en de data klaar te maken voor de overgang naar het nieuwe systeem. De studenten begonnen met wat eenvoudigere taken. Naarmate ze meer ervaring opdeden, kregen ze geleidelijk aan meer verantwoordelijkheden, afhankelijk van hun vaardigheden en interesses. Deze aanpak zorgde ervoor dat de experts zich konden focussen op hun eigen taken, terwijl de studenten zich bezighielden met het opschoningsproject. Door studenten in te zetten voor 32 tot 40 uur per week, kregen zij taken snel onder de knie, werd de efficiëntie verhoogd en deden zij waardevolle werkervaring op. Deze flexibele oplossing zorgde voor een win-win situatie: studenten konden zich ontwikkelen, terwijl BumaStemra de benodigde ondersteuning kreeg om de laatste stappen naar een nieuw systeem te zetten.
De ideale match: Student&Administratie
Om de juiste studenten voor BumaStemra te vinden, zochten we naar studenten binnen het profiel Student&Administratie. Deze studenten bezitten de volgende eigenschappen:
- Proactief: Onze leergierige en ambitieuze studenten stellen actief vragen wanneer ze iets niet begrijpen of afwijkingen tegenkomen. Niet alleen zorgt voor kwalitatief hoogwaardig werk en het voorkomen van fouten, de studenten leren hier zelf ook veel van.
- Digitaal vaardig: Als echte digital natives zijn onze studenten handig met de verschillende systemen van Buma. Hierdoor kunnen ze administratieve taken snel en efficiënt oppakken en het project succesvol afronden.
- Secuur: SUSA-studenten werken zorgvuldig en controleren alles tot in de puntjes, wat essentieel is voor administratieve taken.
“Ik raad het andere bedrijven zeker aan als ze dit soort administratieve taken hebben om met studenten te werken. Studenten zijn handig met computers, werken hard en zijn ontzettend fijn om mee samen te werken.”
- Esther Maijer
Manager Member Services
De SUSA-aanpak
Om de overgang naar een nieuw systeem soepel te laten verlopen, hebben we de juiste studenten nodig die in staat zijn om nauwkeurig te werken en taken op zich nemen waar het vaste personeel geen tijd voor heeft. Hoe hebben we ervoor gezorgd dat we de juiste studenten beschikbaar hebben om BumaStemra te ondersteunen?
Werving
Voor de administratieve ondersteuning van BumaStemra hebben we geen reguliere wervingsaanpak toegepast. De vacature die we wilden vullen had een fulltime karakter en ging om een tijdelijk project van initieel twee maanden. In onze marketingcampagnes legden we de nadruk dan ook op de mogelijkheid om veel uren te maken in een korte periode. Dit sloot perfect aan bij studenten met een tussenjaar die tijdelijk extra wilden werken. Bovendien bleek administratief werk erg in trek bij deze studenten. Dankzij de specifieke voorwaarden en het fulltime karakter hebben we precies de juiste studenten aangetrokken die voldeden aan de eisen van BumaStemra.
Werkzaamheden
Ondersteuning administratie, klantdata bijhouden, facturen controleren.
Eigenschappen
Beschikbaarheid
0
40
16 - 40uur
Selectie
De volgende stap was het vinden van de perfecte match voor BumaStemra en daarbij waren we erg kritisch! Bij de selectie lag de focus vooral op de beschikbaarheid en motivatie van de studenten. Voor deze functie zochten we studenten die graag veel uren wilden werken. Aangezien de rol voornamelijk bestond uit administratieve taken, was het essentieel dat de kandidaten goed pasten binnen het profiel Student&Administratie. Dit zorgde ervoor dat we de juiste studenten selecteerden die zowel gemotiveerd waren als beschikten over de nodige vaardigheden.
Onboarding
Na de selectie was het tijd voor een snelle onboarding. In korte tijd werden de studenten opgeleid om op projectbasis aan de slag te gaan. De kick-off werd door SUSA verzorgd, waarna BumaStemra de verdere training on the job volledig overnam. Deze aanpak zorgde ervoor dat de studenten snel ingewerkt werden en direct een waardevolle bijdrage konden leveren aan de verschillende projecten.
Planning
De planning van de werkzaamheden werd volledig door BumaStemra verzorgd. Dankzij hun heldere communicatie en efficiënte planning konden de studenten hun werk soepel uitvoeren en wisten ze precies welke taken ze wanneer moesten oppakken. Dit zorgde voor een optimale samenwerking tussen BumaStemra en SUSA-studenten.
Resultaten
De inzet van de SUSA-studenten bij BumaStemra was zeer succesvol. In eerste instantie kregen de studenten een eenvoudig startpakket aan administratieve taken, zodat ze konden wennen aan de systemen en werkwijzen. Dankzij hun snelle leervermogen en proactieve houding bleken de studenten deze taken uitstekend op te pakken. Hierdoor werd het takenpakket geleidelijk uitgebreid, waarbij zij steeds meer verantwoordelijkheden kregen en het werk afwisselender werd. Dankzij de nauwkeurigheid, proactiviteit en bereidheid om steeds meer taken op zich te nemen, hebben de studenten een belangrijke bijdrage geleverd aan het opschoningsproject. Het resultaat was een succesvol afgerond project, waarbij alle administratieve opschoning tijdig en zorgvuldig werd uitgevoerd.
Luuk Pouwer
Senior Manager Klantcontact
SUSA flexibel studentenwerk